Les pratiques commerciales durables constituent la base des perspectives d'avenir de l'environnement, de la société et de l'économie, ainsi que de chaque employé ou partenaire commercial de Hauck Retail GmbH.

La pierre angulaire de la culture d’entreprise est une compréhension commune des valeurs et une minimisation des risques pour un développement durable de l’entreprise.

Le système de dénonciation avec expertise juridique de la Ratisbona Compliance GmbH (« RC-Whistle ») crée une confiance et une sécurité supplémentaires grâce à une structure clairement définie et accessible à tous et à une évaluation initiale juridiquement solide afin de signaler les griefs et ainsi assurer le succès durable de Hauck Retail GmbH et éviter les dommages.

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POLITIQUE DE DÉNONCIATION

1.    POLITIQUE

Les pratiques commerciales durables constituent la base des perspectives d'avenir de l'environnement, de la société et de l'économie, ainsi que de chaque employé ou partenaire commercial de Hauck Retail GmbH.

Les pierres angulaires de la culture d'entreprise sont l'attribution des exigences centrales et leur mise en œuvre et gestion indépendantes dans les filiales ainsi qu'une compréhension commune des valeurs et de la minimisation des risques pour un développement durable de l'entreprise.

Le système de dénonciation avec l'expertise juridique de Ratisbonne Compliance (« RC-Whistle ») crée une confiance et une sécurité supplémentaires grâce à une structure clairement définie et accessible à tous et à l'évaluation initiale juridiquement solide pour signaler les griefs et donc le succès durable de Hauck Retail GmbH pour sécuriser et éviter les dommages.

2.    PORTÉE

a)     Cette politique décrit la procédure à suivre pour signaler des griefs ou des fautes confirmés ou suspectés.

b)     Elle s’applique à tous les salariés (y compris les travailleurs temporaires), aux clients, aux fournisseurs et à toute personne ayant un intérêt dans le bien-être de la société.

3.    CONNAISSANCE OU SOUPÇON RAISONNABLE D'UNE CONDITION INAPPROPRIÉE

a)      Nous voulons que chaque employé encourager toute personne ayant connaissance ou soupçonnant raisonnablement une faute grave (violation de la loi ou comportement contraire à l’éthique et à notre Code de conduite) à la signaler.

b)     Nous encourageons chaque employé à signaler ces problèmes via les canaux de signalement connus et établis. Parmi ceux-ci, on peut citer (par exemple) :

                             i)       Confident

                            ii)       Ressources humaines

                           iii)       Comité d'entreprise

                           iv)       Gestion

                             v)       Système interne de suggestion et de reporting

                           vi)       Domaine de conformité

c)      Si aucun de ces canaux de signalement ne convient à votre signalement, vous pouvez utiliser le système d'alerte juridique de Ratisbona Compliance. Ce système est géré par un tiers indépendant.

d)     L’expertise juridique de Ratisbona Compliance, les signalements sont transmis directement à Ratisbona Compliance. Les signalements peuvent être effectués par voie numérique via la plateforme de signalement de Ratisbona Compliance, par téléphone ou en personne.

4.    FAUSSES DÉCLARATIONS INTENTIONNELLES

Les signalements intentionnels de fausses informations seront considérés comme une violation du Code de conduite et traités en conséquence. Ils pourront donner lieu à des mesures disciplinaires et/ou à des poursuites pénales.

5.    ATTRIBUTION DES RESPONSABILITÉS

a)      Le système d'alerte de Ratisbona Compliance permet une communication anonyme avec les lanceurs d'alerte et, si nécessaire, garantit la confidentialité. Dès réception d'un signalement de faute professionnelle ou de comportement frauduleux présumé, le dossier fait l'objet d'un premier examen sur la base des informations fournies.

b)      Ratisbona Compliance est responsable de l'examen et du traitement en temps opportun des rapports entrants.

c)      Des demandes d'informations complémentaires auprès du lanceur d'alerte pour une évaluation plus approfondie des faits sont possibles tout en préservant l'anonymat.

d)     Sur la base de cet examen initial, les prochaines étapes du traitement de l'affaire sont déterminées. Selon la gravité de l'allégation, le groupe de personnes concernées et le domaine juridique concerné, le signalement est transmis au service responsable de l'investissement ou du groupe d'investissements concerné. Des experts externes peuvent être consultés pour une enquête plus approfondie sur l'irrégularité. Une obligation de signalement peut survenir en cas de suspicion suffisante d'infraction pénale. Ratisbona Compliance veille à ce que tous les signalements fassent l'objet d'une enquête et soient clôturés avec la documentation adéquate.

e)     Hauck Retail GmbH attend des responsables et des superviseurs à tous les niveaux de la hiérarchie qu'ils prennent ces rapports au sérieux, les traitent avec la plus stricte confidentialité et les clarifient rapidement avec les directives appropriées et les mesures nécessaires afin d'éliminer le grief.

6.    AUCUN SUIVI D'UN SIGNALEMENT

Ratisbona Compliance peut décider de ne pas poursuivre un rapport, par exemple si

a)      Il n'y a pas suffisamment d'informations disponibles pour mener une enquête adéquate et il n'y a aucune possibilité d'obtenir des informations supplémentaires

b)      Le rapport s'est avéré faux.

7.    RAPPORTS

Le signalement est effectué par le service juridique de Ratisbona Compliance . Les signalements sont détaillés pour les cas étudiés par Ratisbona Compliance.

8.    PROTECTION ET DROITS DU JOURNALISTE

a)      L'identité de tous les signaleurs sera traitée en toute confidentialité. Ratisbona Compliance ne divulguera en aucun cas les messages vocaux, les adresses IP et/ou les numéros de téléphone, sauf si la règle « 8c » s'applique.

b)     Personne ne craint de conséquences négatives après avoir signalé un abus. Cependant, même les lanceurs d'alerte ne sont pas protégés contre les fautes professionnelles.

c)      Dans les cas suivants, la protection du déclarant n’est pas garantie :

                           i)       Sur demande, par exemple des autorités chargées de l'application de la loi, Ratisbona Compliance est tenue de fournir des messages vocaux, des adresses IP et/ou des numéros de téléphone.

                          ii)      Cas où il a été constaté que des rapports ont été rédigés intentionnellement faux ou contre toute connaissance et/ou de mauvaise foi ;

                        iii)      Ou si le signalement lui-même doit être qualifié d’infraction pénale ou de violation du Code de conduite (par exemple, diffamation ou menaces).

d)      Si la personne qui signale n'est pas d'accord avec le résultat de l'enquête, elle a la possibilité de signaler à nouveau l'incident via le système de dénonciation avec l'expertise juridique de Ratisbona Compliance. 

9.    PROTECTION ET DROITS DES PERSONNES ACCUSÉES

a)     Si une enquête est ouverte suite à un signalement, Hauck Retail GmbH informera les personnes concernées dans un délai de 30 jours ouvrables au plus tard. Ce délai peut être prolongé en fonction des circonstances particulières de l'affaire, par exemple s'il existe un risque de destruction de preuves ou si les enquêtes ouvertes sont entravées.

b)     Les personnes concernées ont le droit de se plaindre des enquêtes menées à leur encontre. Pour ce faire, elles peuvent contacter :

 i)         Votre superviseur ou directeur général

ii)         Ratisbona Compliance se trouvent à la fin de cette politique.

10. PROTECTION DES DONNÉES

Ratisbona Compliance traitera toutes les informations avec la plus stricte confidentialité. La protection des données de la personne déclarante et des personnes concernées est garantie dans le cadre légal. L'accès aux informations est limité, tant en termes de contenu que de public cible (principe dit du « besoin d’en connaître »). Cette politique requiert le traitement et le stockage des données personnelles, exclusivement dans le respect de la réglementation sur la protection des données.

 

Seule la version allemande de cette directive est juridiquement valable.

 

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